Personvernerklæring for SkoleSjakken
Sist oppdatert: 25. februar 2026
Behandlingsansvarlig: Norges Sjakkforbund (NSF)
Prosjektleder: Jorunn Brekke
Kontaktperson for personvern (GDPR): Torbjørn Dahl – t76dahl@gmail.com | Mobil: 982 09 370
Hvem vi er
SkoleSjakken er et nasjonalt prosjekt i regi av Norges Sjakkforbund, støttet av Sparebankstiftelsen DNB.
Prosjektet tilbyr opplæring, kurs og ressurser som læringsverktøy i norske skoler.
Vår nettadresse er www.skolesjakken.no.
SkoleSjakken er ansvarlig for personopplysninger som samles inn gjennom nettstedet, påmeldingsskjemaer, arrangementer og digitale prosjekter.
Når vi samarbeider direkte med skoler, er det normalt skolen som er behandlingsansvarlig for elevenes opplysninger i undervisningen.
SkoleSjakken behandler da kun nødvendige opplysninger på vegne av skolen og etter avtale.
Hvorfor vi behandler personopplysninger
Vi samler inn og behandler personopplysninger for å:
- administrere kurs, aktiviteter, skoleprosjekter og digitale plattformer
- kommunisere med lærere, deltakere og samarbeidspartnere
- sende ut informasjon og oppfølging (for eksempel kursmateriell og nyhetsbrev – kun ved samtykke)
- dokumentere og rapportere aktivitet til tilskuddsgivere
- ivareta sikker drift av prosjektet og dets digitale tjenester
Vi behandler kun opplysninger som er nødvendige for disse formålene.
Rettslig grunnlag for behandlingen
Behandlingen skjer på følgende rettslige grunnlag i personvernforordningen (GDPR):
Artikkel 6 (1) f – Berettiget interesse: når vi må behandle enkelte opplysninger for å ivareta sikkerhet, kommunikasjon og drift av prosjektet og dets digitale tjenester.
Artikkel 6 (1) b – Avtale: når opplysningene er nødvendige for å gjennomføre kurs, aktiviteter eller påmeldinger.
Artikkel 6 (1) a – Samtykke: når du aktivt samtykker til å motta nyhetsbrev eller til bruk av bilder og film.
Hvilke personopplysninger vi behandler
Avhengig av aktiviteten kan vi behandle følgende opplysninger:
- navn
- e-postadresse
- telefonnummer
- arbeidssted eller skole
- rolle (for eksempel lærer, rektor, elevkontakt eller frivillig)
- fylke, trinn og klasse
- opplysninger gitt i påmeldingsskjema eller kontaktskjema
- eventuelle matallergier eller behov for tilrettelegging (kun hvis nødvendig og du selv oppgir det)
- IP-adresse og tekniske data (for drift og sikkerhet)
IP-adresser og tekniske logger behandles kun for å sikre drift og beskytte nettstedet mot misbruk. Opplysningene lagres anonymt eller slettes automatisk etter kort tid.
Vi samler ikke inn særlige kategorier av personopplysninger (som helseopplysninger, religion eller politisk oppfatning) med mindre det er strengt nødvendig og du har gitt uttrykkelig samtykke.
Behandling av barn og unge
SkoleSjakken arbeider hovedsakelig i skolesammenheng og har særskilt ansvar for å beskytte barns personvern.
- For elever under 18 år innhentes samtykke fra foresatte før eventuelle bilder, film eller navn publiseres.
- Barnets ønske går alltid foran.
- Elevlister og skoledata håndteres bare i samarbeid med skolens personale.
- Vi ber om minimalt med opplysninger for elever, og all behandling skjer med særlig varsomhet.
- Vi deler ikke informasjon om barn med tredjeparter uten uttrykkelig samtykke eller lovpålagt grunnlag.
Bruk av bilder og film
SkoleSjakken publiserer kun bilder og film av personer (barn eller voksne) etter aktivt samtykke.
Samtykket kan når som helst trekkes tilbake, og vi vil da fjerne materialet der det er publisert.
Ved arrangementer med allmenn interesse (for eksempel nasjonale mesterskap eller presseomtale) kan bilder brukes på redaksjonelt grunnlag, men vi viser alltid hensyn til barn og foresatte.
Brukerkontoer på Spillsjakk
SkoleSjakken samarbeider med plattformen Spillsjakk, eid 50 % av Norges Sjakkforbund og 50 % av Octoknight Ltd. (Storbritannia).
Formålet er å tilby en trygg digital og fysisk spillplattform for sjakk i skolen.
I forbindelse med påmelding og administrasjon av skolegrupper samler vi inn følgende opplysninger:
For lærere (administratorer)
- fullt navn
- e-postadresse
- mobilnummer
- skolens navn
- fylke
- trinn og klasse
Disse opplysningene brukes for å opprette og administrere lærer- og skolekontoer, gi tilgang til administrasjonsverktøy, holde kontakt og sikre at brukere er reelle lærere.
Mobilnummer brukes kun til nødvendig kommunikasjon og registreres ikke på selve Spillsjakk-plattformen.
For elever
- fornavn
- første bokstav i etternavn
- kjønn
- klasse eller alderstrinn der dette er nødvendig for gjennomføring av turneringer
Vi ber om at det ikke registreres fødselsdato eller andre unødvendige personopplysninger. Dersom slike opplysninger likevel registreres, slettes de fortløpende.
Disse opplysningene er nødvendige for å opprette og administrere funksjonelle brukerkontoer på plattformen.
Vi ber lærere om ikke å registrere ytterligere informasjon om elever (som e-post eller fødselsdato). Dersom slike opplysninger likevel sendes inn, slettes de fortløpende.
Læreren er ansvarlig for at det foreligger nødvendig samtykke eller hjemmel fra skolen før elevopplysninger sendes inn.
Opplysningene brukes kun til å administrere skole- og elevkontoer på Spillsjakk.
Data lagres i inntil tre år, eller kortere dersom det ikke lenger er behov.
Plattformen bruker nødvendige tekniske leverandører (for eksempel sikre font- og innholdsnettverk som Cloudflare og Google Fonts) for å laste inn ressurser.
Dette innebærer ikke behandling av personopplysninger utover IP-adresser som er nødvendig for teknisk drift og sikkerhet.
SkoleSjakken og Norges Sjakkforbund har databehandleravtaler med sine tekniske leverandører og samarbeidspartnere, inkludert Octoknight Ltd., i samsvar med artikkel 28 i personvernforordningen.
Behandlingen av personopplysninger på selve Spillsjakk-plattformen reguleres av en egen personvernerklæring, tilgjengelig på www.spillsjakk.no/personvern.
Overføringen av data til Storbritannia skjer i henhold til EU-kommisjonens beslutning om at landet har et tilstrekkelig beskyttelsesnivå (“adequacy decision”).
Hvem vi deler opplysninger med
For å kunne tilby våre tjenester deler vi nødvendige opplysninger med samarbeidspartnere og leverandører som hjelper oss med drift og kommunikasjon:
- IT- og nettsideleverandør (drift og sikkerhet)
- Gravity Forms og GravityExport Lite (innsamling og eksport av skjemaoppføringer)
- E-posttjeneste / SMTP-løsning (utsending av informasjon)
- Skole eller kommune når vi samarbeider om skoleprosjekter
- Octoknight Ltd. (Storbritannia) ved drift av plattformen Spillsjakk
Disse leverandørene er databehandlere som kun behandler opplysninger på våre vegne.
Det foreligger databehandleravtaler i tråd med GDPR.
Vi deler ikke personopplysninger med kommersielle aktører eller for markedsføringsformål.
Hvor lenge vi lagrer opplysningene
Vi lagrer ikke personopplysninger lenger enn nødvendig:
Generelle henvendelser: slettes når saken er ferdig behandlet.
Påmeldinger og kurs: slettes etter at arrangementet er gjennomført og nødvendig dokumentasjon er ferdigstilt.
Nyhetsbrev: opplysninger lagres inntil du trekker samtykket eller melder deg av.
Bilder og film: lagres kun så lenge samtykke er gyldig.
Brukerkontoer og skjemaer knyttet til Spillsjakk: slettes etter maksimalt tre år.
Informasjonskapsler (cookies)
SkoleSjakken.no bruker kun nødvendige tekniske informasjonskapsler (cookies) for å sikre grunnleggende funksjonalitet og sikkerhet på nettstedet.
Vi bruker ikke cookies til analyse, sporing eller markedsføring.
Informasjonen lagres lokalt i nettleseren og inneholder ikke identifiserbare data.
Du kan når som helst slette eller blokkere cookies via innstillingene i nettleseren din.
Nettstatistikk (Independent Analytics)
For å forstå hvordan nettstedet brukes og forbedre innholdet, samler vi inn anonym besøksstatistikk ved hjelp av verktøyet Independent Analytics.
Verktøyet lagrer data lokalt på vår egen server, uten bruk av cookies eller tredjeparts sporing.
Ingen opplysninger som kan identifisere enkeltpersoner lagres eller deles.
Dine rettigheter
Du har rett til:
- innsyn i hvilke opplysninger vi har om deg
- å få rettet eller slettet opplysninger
- å trekke tilbake samtykke
- å protestere mot behandling
- å be om at opplysninger utleveres eller flyttes til en annen tjeneste (dataportabilitet)
Hvis du ønsker å utøve disse rettighetene, ta kontakt med oss. Vi svarer normalt innen 30 dager.
Dersom du mener vi ikke behandler dine personopplysninger i tråd med regelverket, kan du klage til Datatilsynet via www.datatilsynet.no.
Hvordan vi beskytter dine opplysninger
Vi beskytter dine opplysninger med tekniske og organisatoriske tiltak:
- Tilgang er begrenset til ansatte og samarbeidspartnere som trenger det for å utføre sine oppgaver.
- Alle med tilgang har taushetsplikt.
- Data lagres sikkert, og det brukes kryptering der det er relevant.
- Vi vurderer risiko og oppdaterer sikkerhetstiltak jevnlig.
- Det tas sikkerhetskopier av nettsted og data i henhold til rutiner for databeskyttelse.
Kontakt
Har du spørsmål om hvordan vi behandler personopplysninger, ønsker innsyn, eller vil få opplysningene dine slettet?
Ta kontakt med vår personvernansvarlige:
Torbjørn Dahl
Ansvarlig for personvern (GDPR), SkoleSjakken
E-post: t76dahl@gmail.com
Telefon: 982 09 370
Endringer i denne personvernerklæringen
Vi oppdaterer personvernerklæringen ved behov, for eksempel ved endringer i lovverk, systemer eller rutiner.
Siste versjon er alltid tilgjengelig på www.skolesjakken.no.